家づくりを考えるとき、多くの人が考えるのは「快適な空間を作りたい」ということではないでしょうか。

しかし、家の整理整頓を考えるうえで意外と厄介なのが書類の整理です。

郵便物やレシート、子どもの学校のプリント、契約書に保険関連の書類…気がつけば、どんどん溜まっていく一方ですよね。

今回は、そんな書類の整理に悩む方に向けて、家の中をスッキリ整頓するためのポイントをご紹介します。

シンプルで使いやすい方法を取り入れれば、心地よい空間を手に入れることができますよ。

 

まずは書類を3つに分類することから始めよう

書類整理で大切なのは、シンプルな分類方法を決めること。

まずは、すべての書類を3つのカテゴリーに分けることから始めてみましょう。

 

一つ目は「すぐに対応が必要な書類」です。

例えば、支払いの請求書や提出期限のある書類など、早めに手をつける必要があるものです。

二つ目は、「一定期間の保管が必要な書類」。

領収書や家電の保証書など、すぐには使わないけれど、しばらくは取っておきたい書類がこれにあたります。

そして三つ目が「長期的に保管しておくべき書類」。

契約書や保険証書など、今後必要になる可能性が高い重要な書類はこちらに分類しましょう。

この3つに分けるだけでも、頭の中ですぐ整理できるようになり、何をどこに置けばよいのかが分かりやすくなります。

 

整理に必要なアイテムを揃えよう

効率的な書類管理には、道具選びも重要なポイントです。

例えば、A4サイズのクリアファイル・ボックスファイル・ファイルケース・インデックス・手帳やスケジュール帳などがあるとよいでしょう。

どれもホームセンターや100円ショップで手軽に手に入るものばかりなので、最初にしっかりと数を揃えておくと便利です。

手帳やスケジュール表は、書類の提出期限や支払い期日など、対応が必要な日程を管理するために役立ちます。

こうしたアイテムを使って「分ける・しまう・見つけやすくする」仕組みを整えておけば、書類整理がぐっと楽になります。

 

場所別の収納方法を決めよう

書類を整理するときに意識したいのが、「使う場所にしまう」ということです。

このルールを守っておけば、いざというときに「あれ、どこにしまったっけ？」と家の中を探し回るようなことも少なくなります。

例えば、リビングには日常的に目を通す書類をまとめておくのが便利です。

一方、書斎や寝室など、落ち着いたスペースには長期保管が必要な大切な書類を収納しましょう。

保険証書や各種契約書類、確定申告に使う書類など、頻繁には使わないけれど必要なときに確実に見つけたい書類は、ひとつの場所にまとめておくと安心です。

 

具体的な整理のステップ

書類を分類し、収納場所を決めたら、次は実際にどのように整理・管理していくかを考えてみましょう。

ここでは、日々の習慣として取り入れやすい整理の流れを3つのステップでご紹介します。

①日常的な書類管理

毎日届く郵便物や買い物のレシートなどは、できるだけその日のうちに仕分けることが整理の基本です。

書類整理をあと回しにすると、いつの間にか山積みに…。

そうならないためにも、『すぐ仕分ける』ことを習慣にしてみましょう。

仕分けの際には、「支払い済み」「要対応」「保管用」などのラベルをつけたクリアファイルを使うと便利です。

②定期的な見直し

どんなにきちんと仕分けても、時間が経てば不要になる書類は出てきます。

月に一回ほどのペースで「書類の見直しタイム」をつくりましょう。

期限切れの書類は処分し、保管が必要なものは専用ファイルへ。

この習慣づけが長期的な整理整頓の秘訣です。

③デジタル化の活用

紙の書類が増えてきたと感じたら、デジタル化を取り入れてみるのも一つの方法です。

スマートフォンで書類を撮影し、クラウドストレージに保存しておけば、物理的な収納スペースを取らずに済みます。

外出先でも内容を確認できて便利ですよ。

 

書類別の保存期間の目安

書類を整理するうえで悩みがちなポイントのひとつが、「どの書類をどれくらい保管すべきか」という判断です。

すべてをずっと取っておく必要はありませんが、一定期間は保存しておいたほうが良い書類もあります。

以下は、書類ごとの保存期間の目安です。整理の際の参考にしてみてください。

 

・領収書：7年間（確定申告関連）

・医療費の領収書：5年間

・公共料金の支払い証明：3年間

・保証書：製品の使用期間中

・住宅ローン関連：完済まで

 

保存期間の目安をもとに、不要になったものは思い切って処分し、必要な書類だけをすっきりと保管するように心がけましょう。

 

継続できる仕組みづくりが大切

書類整理は一朝一夕にはいきませんが、シンプルな仕組みを作ることで継続的な管理が可能になります。

まずは自分に合った方法を見つけ、少しずつ習慣化していくことが大切です。

これから家づくりをするのであれば、どこにどのように書類整理をするのかをイメージし、専用の収納スペースや棚を設けておくことも可能です。

すぐ使うプリント類などを貼っておけるよう、マグネットクロスを取り入れるという手もありますよ。

書類に限らず、使い勝手の良い収納が欲しいと思ったら、ぜひ注文住宅のプロにご相談くださいね。

 

tattaでは、直接話し合いをしながら家づくりを進めることができるため、家づくりに関する様々な相談対応も可能です。 ぜひお気軽にご相談ください！  

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